Számlatípusok érthetően: díjbekérő, proforma, előlegszámla, végszámla és stornó számla
A díjbekérő, a proforma, az előlegszámla, a végszámla és a stornó számla más helyzetre való. Ha érted a különbséget, átláthatóbb lesz a teljes számlázási folyamat.
Díjbekérő / proforma számla: fizetési kérés, nem végleges számla
A díjbekérő, vagy gyakran használt nevén proforma számla, jellemzően arra szolgál, hogy a vevő pontosan lássa, mennyit és milyen adatokkal kell fizetnie. Hasznos lehet előre fizetésnél, szolgáltatás megrendelése előtt, vagy olyan helyzetben, amikor a tényleges számla csak a fizetés után készül el.
Fontos különbség, hogy a proforma nem ugyanaz, mint a végleges, könyvelendő számla. Nem érdemes ÁFA-számlaként kezelni, és nem helyettesíti azt a bizonylatot, amelyet a teljesítéshez vagy az előleg beérkezéséhez kapcsolódóan kell kiállítani.
Egy proformához több előlegszámla vagy végszámla is kapcsolódhat. Ez akkor fordulhat elő, ha a vevő több részletben fizet, és ezeknek a kapcsolódó számláknak az összege együtt éri el a proforma számla végösszegét.
Például egy nagyobb megrendelésre készülhet egy proforma a teljes várható összegről, majd a vevő több részletben fizet. Az egyes beérkező összegekhez előlegszámlák készülhetnek, végül a folyamatot a végszámla zárja le, amely átláthatóan figyelembe veszi a korábbi előlegeket.
Előlegszámla és végszámla: amikor a fizetés és a teljesítés külön lépés
Előlegszámlára akkor van szükség, amikor a vevő a teljesítés előtt fizet valamennyit a megrendelésből. Ez lehet egy kisebb biztosíték, de akár több részletben érkező nagyobb összeg is.
A végszámla a folyamat lezárásakor készül. Ennek az a szerepe, hogy a teljes ügyletet egyben mutassa meg, és közben figyelembe vegye a korábban kiállított előlegszámlákat is.
Több előleg esetén különösen fontos az átláthatóság: a végszámlának nem elszigetelt dokumentumként kell megjelennie, hanem a teljes fizetési és teljesítési folyamat lezárásaként. Így a vállalkozás, a vevő és a könyvelő is könnyebben követi, mi történt már meg, és mi maradt rendezendő.
Stornó és helyesbítő számla: amikor javítani kell
A stornó számla akkor kerül elő, amikor egy korábban kiállított számlát érvényteleníteni kell. Ilyen lehet például egy tévesen kiállított számla vagy egy olyan ügylet, amely végül nem valósult meg az eredeti formában.
A helyesbítő számla ezzel szemben akkor hasznos, ha nem az egész számlát kell törölni, hanem valamilyen adatot, tételt vagy összeget kell módosítani. A cél ilyenkor nem a teljes érvénytelenítés, hanem a korábbi számla pontosítása.
Javításnál mindig érdemes körültekintően eljárni, mert a megfelelő megoldás függhet a hiba jellegétől és attól is, hogy a számla milyen állapotban van. Ha bizonytalan vagy, a könyvelővel való egyeztetés sok későbbi félreértést megelőzhet.
A jó számlázó nem csak dokumentumokat kezel
A számlatípusok közötti különbség elsőre apróságnak tűnhet, de a napi működésben sokat számít. Más helyzetre való a díjbekérő, másra az előlegszámla, másra a végszámla, és megint másra a stornó vagy helyesbítő számla.
Az Edis célja, hogy ezek a helyzetek ne különálló, nehezen követhető adminisztrációs feladatok legyenek, hanem átlátható folyamatban kezelhetők. Így a számlázás nem plusz bizonytalanságot ad, hanem rendezettebb működést.